Gestión de pedidos

Cuando recibas un pedido en tu tienda, realiza los siguientes pasos para gestionarlo correctamente.

Proceso básico de gestión

1. Ingresar al pedido específico

Accede al panel de gestión de tu tienda Vendabo
Dirígete al módulo de Pedidos
Visualiza el listado de pedidos registrados y selecciona el específico para ver sus detalles

2. Revisar detalles de los paquetes a preparar

Dentro de cada paquete del pedido, verifica:

La sucursal desde la cual se despachará cada paquete
Los productos comprados, SKU y cantidades respectivas

3. Revisar información del cliente

En la sección "Resumen" encontrarás:

Información de contacto del cliente: Teléfono, correo electrónico y otros datos de contacto
Datos del destinatario: Nombre y apellido de la persona que recibirá el pedido
Dirección de destino: Dirección completa de entrega

Para visualizar más información sobre el cliente, haz clic sobre el nombre del cliente y serás dirigido a la página con todo su detalle, incluyendo:

Monto total gastado en tu tienda
Número total de pedidos realizados
Detalle de cada pedido

Editar datos de contacto del cliente

Si necesitas editar los datos de contacto del cliente:

En la sección "Resumen", dentro del apartado "Información del cliente"
Oprime el botón al lado de la información
Realiza los ajustes necesarios
Oprime "Guardar" para aplicar los cambios

Si deseas solicitarle más información a los clientes que se registran en tu tienda, consulta el artículo Agregar campos personalizados para registro de clientes.

4. Revisar desglose del monto pagado

Observa el detalle del importe que incluye:

Valor de artículos
Importe del envío
Descuentos aplicados
Impuestos cobrados (productos + envío)
Importe total

5. Verificar información del pago realizado

En la sección "Pagos realizados por el cliente":

Consulta el método de pago elegido y su estado
Aprueba pagos pendientes con el botón correspondiente
Cancela métodos de pago si es necesario
Edita información del pago según sea requerido
Registra pagos adicionales si aplica

Nota importante: El estado cambia a "Pagado" cuando la suma de pagos aprobados coincide con el monto total del pedido.

6. Realizar la preparación del paquete

Al aprobarse el pago completo, recibirás notificación automática
Opcionalmente, puedes iniciar preparación antes de aprobación mediante "Más acciones"
Marca el paquete como preparado usando los botones disponibles
El correo de notificación incluye opción para marcar como preparado

7. Realizar envío o entrega del paquete

Identifica el método de envío seleccionado por el cliente
Para recogida en tienda: se notifica automáticamente al cliente cuando marques como preparado
Cada paquete tiene un código de entrega para cotejo de seguridad
Si usas proveedor integrado: oprime "Generar envío" para crear la guía
Si gestionas envío propio: actualiza manualmente el estado en "Más acciones"

Estados del pedido

Los estados del pedido están segmentados según el progreso desde la creación hasta la entrega al cliente. Puedes ver estos estados en el módulo Pedidos.

Estados de Pago

Pendiente – Pago esperando aprobación
Parcialmente Pagado – Los pagos registrados y aprobados no cubren aún el monto total
Pagado – Pago aprobado y cubre el monto completo
Cancelado – El pago ha sido cancelado

Nota importante: Para que el estado se muestre como pagado, el importe de los pagos aprobados debe ser igual o superior al monto total del pedido. Si se muestra como parcialmente pagado, el cliente aún te debe.

Estados de Preparación

Pendiente – Preparación esperando completarse o en progreso
Parcialmente Preparado – Pedido dividido en múltiples paquetes; algunos ya preparados
Preparado – Todos los paquetes listos para envío
Cancelado – Preparación cancelada

Estados de Envío/Entrega

Pendiente – Envío esperando despacho
Generado – Solicitud de envío enviada al transportista; número de seguimiento creado
Enviado – Paquete entregado a la empresa de envíos en ruta
En Tránsito – Paquete acercándose al destino con posibles múltiples paradas
Entregado – Paquete llegó y entregado en la dirección del cliente
Cancelado – Envío cancelado

Pagos del pedido

Aprobar pagos de validación manual

El pago de pedidos mediante métodos de validación manual deberás validarlo y aprobarlo manualmente desde el panel de gestión. Una vez que tu cliente haya realizado un pedido con un método de pago de validación manual, se le mostrarán todos los datos bancarios que colocaste al configurar el método de pago.

La plataforma facilita el proceso solicitando al cliente que complete un formulario con los datos y captura de su pago, para que sea más sencillo el proceso de validación.

Pasos para aprobar pagos

Ingresa al módulo de Pedidos
Selecciona el pedido en el cual debes validar y aprobar el pago realizado
Dirígete a la sección "Pagos realizados por el cliente"
Visualizarás el método de pago que utilizó el cliente, el importe que pagó y la fecha
Para visualizar el reporte del pago, oprime el botón
En la ventana encontrarás la información del método de pago y el detalle del pago reportado. Si no visualizas esta información, el cliente aún no ha reportado su pago
Una vez validado el pago:
- Para aprobar: Oprime el botón . Si los pagos aprobados son igual o mayor al importe del pedido, automáticamente se enviará la notificación de "Nuevo paquete a preparar"
- Para rechazar: Oprime el botón
En cualquier momento puedes editar el estado del pago oprimiendo el botón , dentro del campo "Estado", seleccionando el estado deseado y oprimiendo "Guardar cambios"

Si aún no tienes métodos de pago de validación manual configurados, ingresa a Configuración de métodos de pago con validación manual.

Pagos de validación automática

Los pagos mediante un método de validación automática, si se realizan de forma exitosa, los aprueba automáticamente la plataforma de Vendabo.

Registrar un nuevo pago

Algunos motivos por los cuales debas registrar un nuevo pago en un pedido:

El cliente desea realizar el pago mediante un método distinto al que escogió durante la creación de su pedido
Posterior a la creación del pedido, se agregaron más productos y el monto a pagar es mayor
El cliente quiere realizar su pago con múltiples métodos de pago

Pasos para registrar un nuevo pago

Ingresa al módulo de Pedidos
Selecciona el pedido en el cual deseas registrar un nuevo método de pago
Dirígete a la sección "Pagos realizados por el cliente"
Oprime el botón "Registrar un pago"
En la ventana mostrada:
- Selecciona la forma de pago (depende de los métodos configurados y habilitados)
- Ingresa el importe a registrar
- Selecciona el estado del pago
Oprime "Crear pago"

Realizar cambios en el pago

Para realizar cambios en los pagos registrados en un pedido (cambiar método de pago, importe o estado):

Ingresa al módulo de Pedidos
Selecciona el pedido respectivo
Dirígete a la sección "Pagos realizados por el cliente"
En el pago a modificar, oprime el botón
En la ventana mostrada, podrás:
- Cambiar la forma de pago
- Cambiar el importe del pago
- Cambiar el estado del pago
Oprime "Guardar cambios"

Rechazar pago

Para rechazar un pago registrado en un pedido:

Ingresa al módulo de Pedidos
Selecciona el pedido respectivo
Dirígete a la sección "Pagos realizados por el cliente"
Si el pago está en estado pendiente, puedes rechazarlo oprimiendo el botón
Si el pago está en estado pagado, puedes rechazarlo oprimiendo el botón , seleccionando el estado deseado en el campo "Estado" y oprimiendo "Guardar cambios"

Eliminar pagos registrados

Si deseas eliminar un pago registrado en un pedido:

Ingresa al módulo de Pedidos
Selecciona el pedido respectivo
Dirígete a la sección "Pagos realizados por el cliente"
En el respectivo pago a eliminar, oprime el botón

Advertencia: Una vez realizada esta acción, no podrás deshacerla. Debes estar seguro antes de ejecutarla.

Notificación de pago reportado por cliente

Cuando un cliente realiza o reporta el pago mediante un método de validación manual, se genera una notificación por correo a los destinatarios que colocaste al configurar las notificaciones internas de tu tienda, en el campo "Pago reportado por cliente".

El correo incluye el pedido específico que fue pagado y el detalle de su pago.

Generar factura de pedidos

Para generar la factura de un pedido, deberás realizarlo a través de herramientas externas, como por ejemplo, el sistema administrativo que utiliza tu empresa.

Dentro de cada pedido, Vendabo te proporciona toda la información que requieres:

Datos del cliente
Datos de los productos
Importes y desglose

Si deseas automatizar este proceso, para que las facturas se generen automáticamente en tu sistema administrativo a medida que recibes pedidos, puedes considerar integrar vía API tu sistema administrativo con tu tienda de Vendabo. Esto lo puedes realizar mediante la documentación API que te proporciona Vendabo en el artículo Documentación API de Vendabo.

Notificaciones de pedidos

Por cada pedido que gestionas en tu tienda, se generan notificaciones por correo tanto internas como a tus clientes.

Para conocer las notificaciones internas que se generan y su configuración, consulta el artículo Notificaciones internas por pedido realizado
Para conocer las notificaciones que recibe tu cliente, consulta el artículo Notificaciones a clientes por pedido realizado

Cronología del pedido

Cada cambio que realizas en un pedido queda registrado dentro de su cronología, para que puedas verificar y consultar estos en cualquier momento.

Para visualizar la cronología:

Ingresa al módulo Pedidos
Selecciona el pedido específico
En la sección "Cronología" visualizarás todos los cambios y comentarios registrados en el pedido

Recomendaciones importantes

Revisión del pedido: Verifica todos los detalles, incluyendo dirección de envío, productos, cantidades y precios
Confirmación al cliente: Aunque Vendabo envía automáticamente la confirmación por correo, puedes hacer contacto adicional para verificar la información
Estado del pago: Actualiza el estado en caso de pagos con validación manual
Empaque del pedido: Empaqueta de manera segura y aplica cinta inviolable para evitar vulneración por intermediarios
Estado de preparación: Mantén actualizado el estado de preparación del paquete
Nota de entrega: Imprime e introduce la nota de entrega dentro del paquete
Envío: Identifica el método de envío escogido por el cliente para cada paquete
Guía de envío: Para proveedores de transporte integrados, imprime y adhiere bien la guía al paquete
Estado del envío: Para métodos propios, actualiza manualmente el estado para mantener informado al cliente
Atención al cliente: Mantén línea de comunicación abierta para preguntas o inquietudes
Seguimiento post-entrega: Envía mensaje de seguimiento para verificar satisfacción y solicitar comentarios
Manejo de devoluciones: Ten un proceso claro para devoluciones o cambios
Inventario: Mantén el inventario actualizado para evitar faltantes

Te recomendamos aplicar cinta inviolable a tus paquetes para resguardar los productos y reducir el riesgo de pérdida durante el envío.