Preparación de paquetes
Los paquetes son agrupaciones de productos dentro de un mismo pedido, que te permiten identificar cómo se van a empaquetar y enviar los distintos productos comprados.
¿Qué son los paquetes?
Al momento de que tu cliente realiza el proceso de pago de su pedido, en la pantalla de métodos de envío, automáticamente se divide el pedido en los distintos paquetes que se deben enviar, permitiendo que seleccione el método de envío para cada uno, con base en las configuraciones de métodos de envío establecidas.
La plataforma hace esto automáticamente con base en:
- Tipos de productos
- Disponibilidad de inventario
- Ubicación de sucursal
- Dirección de destino
Los pedidos se dividen en paquetes porque dentro de un mismo pedido pueden:
- Haber productos con condiciones de envío distintas
- Haber productos con disponibilidad de inventario en diferentes sucursales
Visualizar detalles de los paquetes
- Ingresa al módulo Pedidos
- Selecciona el pedido específico
- Visualizarás los distintos paquetes generados, cada uno identificado con su respectivo número
Cada paquete muestra:
- Sucursal de despacho: Desde donde se debe despachar el paquete. Para cambiarla, consulta Cambiar sucursal de despacho de paquete
- Productos: Los que conforman el paquete, con importe y cantidades. Para agregar más, consulta Modificar productos que contiene un pedido realizado
- Método de envío: Identificado con el ícono
- Código de entrega: Identificado con el ícono
Notificar inicio de preparación a sucursal
Se genera automáticamente una notificación por correo al momento de que el estado del pago cambia a "pagado", a los destinatarios configurados al configurar las notificaciones internas de tu tienda, específicamente en el apartado "Nuevo paquete a preparar".
Si tienes más de una sucursal, podrás configurar destinatarios por sucursal, y dependiendo de los paquetes que debe preparar cada una, le llega su respectivo correo de notificación.
Contenido del correo
El correo incluye:
- Detalle de los productos a preparar
- Nota de entrega
- Código de entrega
- Botón "Marcar como preparado" para que la sucursal genere la notificación de paquete preparado
Recomendación: Los destinatarios deben ser el personal operativo que se encarga de la preparación y despacho de los paquetes.
Notificar manualmente inicio de preparación
Si quieres iniciar la preparación sin esperar a que el estado del pago cambie a "pagado":
- Ingresa al módulo Pedidos
- Selecciona el pedido específico
- Identifica el paquete respectivo y oprime "Más acciones"
- Selecciona "Notificar preparación a sucursal"
- En la ventana mostrada, oprime "Enviar notificación"
La notificación llegará a los destinatarios configurados en "Nuevo paquete a preparar".
Marcar paquete como preparado
Una vez que el paquete haya sido preparado y esté listo para ser recogido, debe ser marcado como preparado. Tienes dos opciones:
Opción 1: Desde el panel de gestión
- Ingresa al módulo Pedidos
- Selecciona el pedido específico
- Identifica el paquete respectivo
- Oprime "Marcar como preparado"
- Ingresa la cantidad de productos preparados y oprime "Marcar como preparado"
- Si no se prepara en su totalidad: "Parcialmente preparado"
- Si se prepara completo: "Preparado"
Opción 2: Desde el correo de notificación
Dentro del correo de nuevo paquete a preparar se encuentra el botón "Marcar como preparado", permitiendo que el personal de tu tienda informe cuando el paquete ya fue preparado.
Al oprimir el botón, se genera una notificación a los destinatarios configurados en "Paquete preparado por sucursal", indicando que el paquete está listo para ser entregado.
Siguiente paso: Iniciar el proceso de envío o entrega del paquete. Consulta los artículos en Gestionar envíos y entregas del pedido.
Si deseas automatizar el proceso para que al marcar como preparado se genere automáticamente el envío, consulta Automatizar gestión de pedidos con sucursal de despacho.
Cancelar preparación de un paquete
Para cancelar la preparación de un paquete:
- Ingresa al módulo Pedidos
- Selecciona el pedido específico
- Identifica el paquete respectivo y oprime "Más acciones"
- Selecciona "Cancelar preparación"
Estados de la preparación
Los estados de la preparación de un pedido varían con base en el estatus de preparación de cada paquete. Los estados son:
- Pendiente – La preparación está pendiente por realizarse o en proceso. Depende de si el pago fue aprobado en su totalidad
- Parcialmente preparado – El pedido está dividido en múltiples paquetes y ya algunos fueron preparados
- Preparado – Los paquetes ya fueron preparados y están listos para el envío
- Cancelado – La preparación ha sido cancelada
Para que el estado se muestre como "Preparado", todos los paquetes del pedido deben haberse preparado en su totalidad.
Nota de entrega de paquete
La nota de entrega es un documento que se genera por cada paquete del pedido. Su función principal es identificar el envío, proporcionando información clave como:
- Número de pedido
- Dirección de entrega
- Datos de contacto
- Resumen de los productos en el paquete
Permite al cliente verificar que ha recibido todos los artículos solicitados.
Obtener la nota de entrega
- Ingresa al módulo Pedidos
- Selecciona el pedido específico
- Identifica el paquete respectivo y oprime "Nota de entrega"
- Se abrirá una nueva pestaña con la nota de entrega
- Oprime "Imprimir"
- Coloca la nota impresa dentro del paquete a enviar
Recomendación: Imprime la nota de entrega para cada paquete que envíes y colócala dentro de cada uno.
Modificar productos del pedido
Si debes realizar modificaciones en los productos de un pedido:
- Agregar más cantidades de productos
- Disminuir cantidades de productos
- Eliminar un producto
- Agregar productos nuevos
Pasos para modificar
- Ingresa al módulo Pedidos
- Selecciona el pedido específico
- En la esquina superior derecha, oprime "Editar"
- Realiza las modificaciones necesarias
- Para agregar nuevos productos, usa la barra de búsqueda
- Ajusta las cantidades si lo requieres
- Oprime "Guardar cambios"
Estas acciones modificarán los paquetes previamente creados y, en caso de agregar nuevos productos, pueden crearse nuevos paquetes. Esto depende de la configuración de métodos de envío y disponibilidad de inventario en tus sucursales.
Tiempo de preparación de paquete
El tiempo de preparación de un paquete depende de las siguientes variables:
- Complejidad de los productos a empaquetar
- Disponibilidad de personal para la preparación
- Procesos internos de tu tienda
Vendabo te permite configurar tiempos estimados de preparación por sucursal para informar a tus clientes.
Cambiar sucursal de despacho
Para cambiar la sucursal desde donde se despachará un paquete:
- Ingresa al módulo Pedidos
- Selecciona el pedido específico
- Identifica el paquete respectivo y oprime "Más acciones"
- Selecciona "Cambiar sucursal de despacho"
- Selecciona la nueva sucursal
- Oprime "Guardar cambios"
Nota: Solo puedes cambiar a sucursales que tengan inventario disponible de los productos del paquete.
Recomendaciones importantes
- Cinta inviolable: Aplica cinta inviolable a tus paquetes para resguardar los productos y reducir el riesgo de pérdida durante el envío
- Nota de entrega: Imprime e introduce la nota de entrega en cada paquete para mayor formalidad y confianza del cliente
- Automatización: Considera automatizar el proceso de preparación y envío para mayor eficiencia