Gestión de inventario

En este artículo

Cuando tienes muchos productos, entrar uno por uno para revisar y actualizar stock es inviable. La vista de Inventario te da el control de todo el stock desde una sola tabla, con búsqueda, filtros y edición masiva.

Para que un producto aparezca en esta vista, debe tener activado "Seguimiento de inventario". Si no lo tiene, no se gestiona stock para ese producto. Lo configuras al crearlo o en su edición.

Pasos

1. Entra al inventario

En el menú lateral, abre "Productos > Inventario". Verás una tabla con cuatro columnas:

• Producto — nombre del producto y nombre de la variante (si tiene variantes).
• Sucursal — ubicación física donde está ese stock.
• SKU — código interno del producto o variante.
• Disponible — la cantidad actual.

Cada combinación producto + variante + sucursal aparece como una fila. Si un producto tiene 3 colores × 4 tallas y se guarda en 2 sucursales, ese producto ocupa 24 filas en esta vista.

2. Busca y filtra

• Buscador — escribe el nombre del producto, SKU o código de barras. Los resultados se filtran al instante.
• Filtro de sucursales — el desplegable "Todas las localizaciones" te limita la vista a una sucursal específica. Útil si gestionas varias.
• Ordenar por cantidad — el ícono de la derecha alterna entre orden ascendente y descendente. Ascendente te muestra primero los productos con menos stock — la mejor forma de detectar de un vistazo qué hay que reabastecer.

3. Actualiza cantidades una por una

Haz clic en el campo "Disponible" de cualquier fila y cambia el número. Puedes editar varias filas sin guardar entre cada una — los cambios se acumulan.

Cuando termines, haz clic en "Guardar". Todos los cambios pendientes se aplican de una sola vez.

4. Actualiza muchas filas a la vez (acciones masivas)

Cuando recibes un envío que afecta a muchos productos, no tiene sentido editar fila por fila.

1. Marca las casillas a la izquierda de cada producto que quieres modificar. Si quieres todos, marca la casilla de la cabecera. Si tu inventario tiene más filas que las que se ven en pantalla, aparece la opción "Selecciona todos los productos" para incluir también los de otras páginas.
2. Haz clic en "Acciones masivas" que aparece abajo.
3. Elige la operación:
   • Incrementar cantidad — suma el número que escribas. Ej: si recibiste 20 unidades de cada uno, incrementa 20.
   • Disminuir cantidad — resta. Útil para mermas, robos o ajustes por inventario físico.
   • Establecer cantidad — fija el valor exacto. Útil después de un conteo físico donde sabes la cantidad real.

5. Actualiza el inventario con un archivo de Excel

Cuando son cientos de productos, lo más rápido es actualizar el stock con un archivo. Puedes usar dos tipos de archivo:

• El archivo de inventario de tu sistema (el programa de facturación o de inventario de tus tiendas físicas). Es lo más cómodo en el día a día: lo exportas de tu sistema y lo subes tal cual, sin modificarlo. Sirven Excel (.xlsx y el antiguo .xls) y CSV.
• Un archivo exportado desde Vendabo, que editas en Excel y vuelves a subir.

Importar el archivo de tu sistema

Antes de empezar: cada fila del archivo tiene que indicar a qué variante corresponde. Lo más fiable es que el código de cada artículo en tu sistema sea el mismo que el SKU de su variante en la tienda. Si tus productos no tienen SKU, el archivo puede traer el identificador o el nombre del producto y, si tiene variantes, sus opciones (por ejemplo, Color: Negro y Talla: M).

1. En el menú lateral, abre "Productos > Inventario" y haz clic en "Importar".
2. Selecciona el archivo y haz clic en "Subir archivo".
3. Elige la sucursal a la que corresponde el archivo, en el campo "Sucursal". Si tu sistema exporta un archivo por tienda, elige aquí esa tienda. Solo si el archivo trae una columna con el nombre de la sucursal, deja la opción "Usar la columna "sucursal" del archivo".
4. Revisa las columnas. Debajo verás las primeras filas de tu archivo y, encima de cada columna, un desplegable con lo que contiene. Reconocemos solos los nombres habituales ("SKU", "Existencia", "Cantidad", "Almacén"...). Si alguno no está bien, cámbialo:
   • la columna con el código del artículo → "SKU de variante";
   • la columna con las unidades disponibles → "cantidad disponible";
   • todas las demás → "- Ignorar" (precio, costo, proveedor, descripción, etc.).
5. Haz clic en "Revisar cambios".
6. Revisa el resumen. Antes de cambiar nada en tu tienda te mostramos:
   • cuántas variantes cambian de cantidad, cuántas quedan igual y cuántas filas tienen error;
   • cada cambio con la cantidad actual y la nueva (por ejemplo, 12 → 20);
   • las filas con error, con su número de fila en Excel y el motivo;
   • un aviso si muchas cantidades bajan o quedan en 0. Suele significar que elegiste otra sucursal o que el archivo es de una sola tienda.

Si algo no cuadra, haz clic en "Cambiar columnas" y corrígelo. Hasta aquí no se ha cambiado nada.

1. Haz clic en "Confirmar y actualizar inventario". Verás el avance en la misma ventana. Puedes cerrarla y seguir trabajando: al terminar te enviamos un correo con el resultado.

Desde la segunda vez es más rápido. Cuando subes otro archivo con las mismas columnas, verás el aviso "Reconocimos el formato de este archivo..." y las columnas ya estarán asignadas como la última vez. Solo tienes que elegir la sucursal, revisar y confirmar.

La sucursal no se recuerda a propósito: así evitas cargar por error el inventario de una tienda en otra. Revísala siempre antes de confirmar.

Qué cambia y qué no

• La cantidad del archivo reemplaza la que había en esa sucursal; no se suma.
• Los productos que no aparecen en el archivo no cambian.
• Las filas sin cantidad no cambian nada.
• Los artículos de tu sistema que todavía no existen en la tienda no se importan y aparecen como error.

Si alguna fila tiene error

Al terminar verás el resultado en la misma ventana y en el correo "Importación de inventario completada". Con el botón "Descargar errores" obtienes un archivo con cada fila que no se aplicó, su número de fila y el motivo: corrígelas ahí y vuelve a subirlo. Las demás filas ya se aplicaron.

Los motivos más habituales:

• SKU no encontrado: ese código no existe en la tienda. Suele ser mercancía nueva que todavía no has creado como producto, o un SKU escrito distinto.
• SKU duplicado: dos o más variantes de la tienda tienen el mismo SKU, así que no sabemos cuál actualizar. Corrige el SKU en la ficha de esos productos.
• Producto no encontrado: el nombre o identificador no coincide con ningún producto de la tienda.
• Indica las opciones de la variante: el producto tiene variantes y la fila no dice cuál (falta, por ejemplo, el color o la talla).
• Sucursal no encontrada: el producto no tiene configurada esa sucursal.
• Cantidad no válida: la celda de la cantidad no tiene un número.

Historial de importaciones

En la ventana de importar, el enlace "Ver historial" te lleva a todas las importaciones de tu tienda, con la fecha, el archivo, quién la hizo y su resultado. En cada una puedes volver a descargar el archivo original y la lista de errores.

Exportar desde Vendabo, editar y volver a importar

1. Haz clic en "Exportar" arriba a la derecha.
2. Elige qué exportar: la página actual, todos los productos, solo los seleccionados o los que coinciden con tu búsqueda.
3. Deja el formato "Excel (.xlsx)" y haz clic en "Exportar inventario". El archivo trae el identificador, el nombre, la sucursal, las opciones, la cantidad y el SKU de cada variante.
4. Ábrelo en Excel o Google Sheets y cambia las cantidades en la columna "cantidad disponible". Guárdalo tal cual.
5. Impórtalo con "Importar" como se explica arriba. Las columnas ya vienen asignadas y la sucursal va en cada fila, así que solo tienes que revisar y confirmar.

Si exportas mucho inventario (más de 5.000 filas), preparamos el archivo en segundo plano y te enviamos un correo con el enlace de descarga en unos minutos.

Si prefieres empezar desde cero, en la ventana de importar está el enlace "Descargar plantilla de ejemplo".

Tip

Ordena por cantidad ascendente al menos una vez por semana. Identificas en segundos qué productos están por agotarse y reabasteces antes de perder ventas por "agotado".

Siguiente paso

Con tu catálogo poblado y el stock controlado, ya puedes crear colecciones de productos para agruparlos por temporada, promoción o destacados en la home.